Tema 4 La Comunicación en la Empresa

1.     Introducción.

                En este tema vamos a analizar la comunicación en el ámbito de trabajo, para ello vamos a definir el proceso y los tipos de comunicación que existen, para comprender la importancia de esta y tener los conceptos más claros.

La comunicación es una herramienta importante a la hora de tomar decisiones en una empresa, pero en según qué circunstancias una mala comunicación puede llevar a una mala gestión y si hablamos de empresas grandes, según que errores puede costarles muchos problemas en el futuro.

                Por eso en la aplicación práctica queremos definir bien estos aspectos a aquellas personas que van a formar parte de nuestro equipo de trabajo, ya que como hemos dicho anteriormente, con una buena comunicación nuestros trabajadores podrán saber nuestras expectativas, y nosotras podremos ayudarles en cualquier problema que tengan. Al trabajar con escuelas mayoritariamente, trabajaremos muchos temas o campos diferentes y tendremos que organizar el trabajo con nuestros monitores y por eso es importante tener una buena comunicación.

En este apartado intentaremos definir todos los aspectos más importantes de la comunicación para que quede claro el proceso de comunicación con el que contamos, y nuestra manera de trabajar de cara al público, es decir, el tipo de información que recibirán nuestros clientes a través de las distintas redes sociales, y de otros medios que expondremos a continuación.

Nuestra finalidad es dejar explícito todos los aspectos relacionados con nuestra organización como puede ser el tipo de comunicación, las redes de comunicación entre otras muchas cosas.

2. Marco teórico

Definición de comunicación.

La comunicación es un intercambio de conocimientos y vivencias entre las personas que se realiza a través de distintos lenguajes. En la teoría de la comunicación, es un proceso lineal en el que el emisor transmite al receptor una información a través de un canal. La transmisión de información se lleva a cabo con vistas a una respuesta.

Los lenguajes que tenemos a nuestro alcance para comunicarnos van desde las inmensas posibilidades comunicativas de las lenguas naturales, pasando por los lenguajes numéricos o los de la programación en el ámbito de la informática, hasta los lenguajes más sencillos y prácticos, como el del semáforo o de la sirena de una ambulancia.

Las lenguas naturales, a través del lenguaje verbal, permiten la comunicación más completa y perfecta entre las personas. La conversación es la más característica; y tanto ésta como otras formas hacen posible el intercambio de informaciones, ordenes, promesas, sentimientos… en ocasiones la lengua puede ser simplemente un mero establecimiento de contacto entre personas, o puede suponer, también, actuar.

Proceso de comunicación.

                La comunicación se estudia como el proceso en el que intervienen necesariamente los siguientes elementos: emisor, receptor, mensaje, canal, código y contexto, situación o referente.

·         Emisor: es el que codifica y emite el mensaje. Puede ser un individuo, un grupo, un organismo o un medio de comunicación social, pero también una realidad natural o un mecanismo.

·         Receptor: es el que recibe el mensaje y lo descodifica e interpreta. Puede ser un individuo o un grupo. La automatización de la vida actual hace posible que pueda ser también un mecanismo.

·         Mensaje: es la información que se transmite, el enunciado concreto que llega al receptor, depende en gran medida de la clase de código que se utiliza: dibujos, números, fotografías, sonidos, palabra, etc. El mensaje solo adquiere un sentido preciso dentro del proceso de comunicación, es decir, en un contexto y situación determinados.

·     Canal: es el medio físico a través del cual circula el mensaje; si se interrumpe, la comunicación no se produce. Puede ser un medio natural (el aire, el agua…), o un medio artificial (papel, disquete, cinta de video, CD…).

·         Código: es el conjunto de signos y reglas a través de los cuales construimos el mensaje. Algunos códigos son utilitarios, con pocos signos que forman un sistema muy simple, otros forman sistemas con más elementos y más posibilidades, como los numéricos.

·         La situación o contexto situacional: es el conjunto de circunstancias extralingüísticas presentes en el proceso de comunicación y necesarias para interpretar correctamente el mensaje. Son por una parte, la relación emisor – receptor, y por otra parte el marco físico en el que se desenvuelve el proceso, que incluye también el lugar social.

      El elemento que indica en el proceso si hubo éxito o no, nos referimos a la retroalimentación. En una organización se medirá si una información llegó adecuadamente si se recupera respuesta ante el mismo.

Tipos de comunicación.

La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.

La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria.

Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos: comunicación externa y comunicación interna:

·      Comunicación externa: es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, se dirige hacia los consumidores, el público en general, grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o características, informar sobre las actividades en que participa la empresa, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la televisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails, Internet, afiches, carteles, volantes, paneles, tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.

Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones públicas, en donde, a través de la participación en eventos, actividades, seminarios, proyectos de ayuda social, etc., se busca crear y mantener una buena imagen o reputación del negocio.

·               Comunicación interna: es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es decir, se dirige hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

Este tipo de comunicación interna se puede dividir en 2tiposderedesdecomunicación; formal e informal:

·      Red formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

Ventajas de la red formal: Cada uno de estos recorridos favorece el contacto entre distintos niveles, departamentos y áreas de la organización, al tiempo que persiguen la consecución de objetivos particulares: construcción de identidad, consenso, participación, feed-back, cohesión, trabajo en equipo, etc. La conquista de cualquiera de estos objetivos es posible gracias a que los CCF son diseñados y administrados por la empresa, ejerciendo, de este modo, un control significativo sobre la información que por ellos circula.

Formas de la Red Formal:

-    Red de Cadena:La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión.

-    Rueda:Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan líderes.

-    Todos los Canales: En cuanto a las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo. Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

·      Red informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa. Es de esta manera en la que se puede generar los rumores.

Ventajas redes informales: Desbordan la estructura de la organización y abren canales alternativos por donde hacer circular su propia información. La Red Informal no sólo interpreta y reinterpreta la información "oficial" (cuando la hubiere), sino que además produce su propia información "no oficial".

Y, a su vez, la comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación horizontal.

·         Comunicación vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se origina en un nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se presenta bajo la forma de órdenes, instrucciones, enseñanzas, correcciones, etc.

·         Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje surge en un nivel jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico superior (a la dirección, a un jefe, etc.). Se presenta bajo la forma de sugerencias, propuestas, reclamos, etc.

·         Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la coordinación de actividades.

3. Aplicación Práctica

En nuestra empresa la comunicación será un factor clave ya que intentaremos llevar la comunicación a su máxima expresión, y por esta razón, haremos  uso de todas las herramientas digitales que la propia tecnología nos ofrece.

 A partir de nuestro organigrama podemos ver el tipo de comunicación que utilizaríamos en la empresa y sus inconvenientes.

             Al ser una empresa pequeña,  la comunicación que utilizaremos es la formal entre los diferentes miembros de la empresa porque creemos que es un factor muy importante. Principalmente, las directivas de la empresa revisarán diariamente el propio funcionamiento y la tarea que realizan los monitores porque de esta manera, damos una imagen de acercamiento, y esto es bueno para los trabajadores. De esta forma, nuestros monitores o trabajadores se sentirán a gusto en la empresa, y nos podrán hacer llegas todas sus ideas, dudas, preocupaciones, sin tener que pasar por ningún intermediario, teniendo un proceso de comunicación fluido, más rápido y fiable.

             La red que utilizamos es la red de víasmúltiples que permite a los miembros comunicarse entre todos, da una gran satisfacción entre los miembros y un alto sentimiento de participación. Un inconveniente que tiene esta red, es que puede ocasionar una pérdida de tiempo o una falta de coordinación. Pero favorece el contacto entre los distintos niveles, el trabajo es en equipo y esto es muy importante para una empresa, hay feed-back entre las directivas y los empleados, hay consenso, y cohesión.

             De esta forma, el equipo directivo se comunica entre ellos, y luego tienen una relación directa y próxima con todos los trabajadores. Esto implica que todos los miembros se comuniquen de forma activa el uno con el otro, y se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan líderes porque las tres directivas están al mismo nivel. Por esta razón, hemos escogido esta red porque es la que se adapta más a nuestra empresa.

             Además, vamos a utilizar la comunicaciónhorizontal porque intentaremos crear un espacio de trabajo ideal para nuestros trabajadores porque de esta forma nos ahorraremos muchos conflictos y problemas que podamos tener. Hemos descartado la comunicación vertical descendente porque al ser una empresa pequeña, las gerentes podrán tener una relación más cercana con nuestros empleados y así consultar todas sus dudas.

             Nuestra empresa cuenta con un departamento de  dirección que se ocupa de las funciones de comunicación, además del departamento de recursos humanos, márquetin, entre otras muchas más funciones. Por esta razón, escogimos un organigrama circular ya que entre las tres gerentes llevamos toda la dirección y supervisión de la empresa.

             Así, para darnos a conocer e informar de todas las actividades que llevamos a cabo, es decir la comunicaciónexterna de la empresa, utilizamos distintos medios de comunicación. El primer y más importante, el digital, es decir, hemos creado una páginaweb dónde exponemos todos nuestros ideales, proyectos, actividades que realizamos, los precios, la localización, allí pueden encontrar toda la información de la empresa que necesitan. Además, abriremos una página en facebook para los clientes que quieran saber más cosas sobre nosotros, y desde allí, nos podrán hacer consultas vía mensajes privados, de esta forma, también podrán ver estilos de salidas que hemos organizado, sin poner ninguna información de los participantes, solo aparecerá el nombre de la escuela (siempre que nos lo haya autorizado para colgarlo en el facebook), para que todo el mundo se pueda hacer una idea del tipos de salidas que organizamos. También, hemos creado un correoelectrónico para poder resolver dudas para la gente que no tenga acceso al facebook, y aparecerá tanto en la página web como en el facebook.

             Además, para darnos a conocer podremos un anuncio en  la revistadelbarrio para que todos nuestros vecinos sepan dónde estamos, y cuál es nuestra función. De esta forma, podemos captar clientes diversos. También, colgaremos carteles y repartiremos trípticos en las escuelas porque tanto los profesores como los padres de los alumnos sepan que ya hemos abierto, y que pueden confiar en nuestros servicios. Esta última acción, la llevaremos a cabo justo después de abrir la empresa.

             La comunicación interna, el departamento en concreto des esta área es el de Recursos Humanos. Los objetivos de este departamento son; crear un buen ambiente de trabajo, dar a conocer la filosofía y los valores de la empresa, y la más importante reducir la distancia entre las directivas y los trabajadores. Por esto, las herramientas predominantes que se utilizan en la comunicación interna de nuestra empresa son; el intranet para todos los empleados, de esta forma nos podemos comunicar todos online, y allí es donde también, publicamos las diferentes actividades para nuestros empleados como conferencias, cursillos, y información confidencial de la empresa como pueden ser los días de vacaciones y colgaremos las noticias y avisos relacionados con la empresa para que el empleado pueda conocer la actualidad de nuestra sociedad al instante. Donde también publicamos las distintas reuniones con los trabajadores para poner en común el funcionamiento de la empresa, entre otras muchas cosas. Además, colgaremos carteles en la empresa para que los trabajadores estén al corriente de todas las reuniones y cosas importantes de la empresa en la zona privado porque los clientes que vengan a informarse o hacer su reserva, no tienen que saber estas cosas.

                En cuanto a los tiposderedes que utiliza nuestra empresa son 2 conexiones LAN que permitirán tener un máximo de 10 ordenadores conectados entre sí a un pequeño servidor central en nuestro servicio. Por eso, todos los ordenadores se conectan a internet gracias 5 routers inalámbricos Wi-Fi que nos permiten navegar a máxima velocidad y que además, nos facilita poder conectar más hardware a nuestros ordenadores, si es necesario, como pueden ser impresoras wi-fi.

Internet es un medio que en la actualidad que puede acceder la mayoría de la población y que ofrece grandes oportunidades para las empresas, ya sea únicamente para tener presencia en la red, poder acercarse a nuevos públicos, y dotar de mayor agilidad el servicio ofrecido.

El área de promoción y márquetin también tiene un papel clave en nuestra empresa porque se encarga de hacer todas las campañas publicitarias, es decir, anuncios en los periódicos, revistas, escuelas. Los esfuerzos más grandes de nuestra empresa será en la organización de eventos para escuelas, familias, juntamente con una amplia oferta de servicios.

4. Conclusión

Una vez trabajado este apartado hemos podido apreciar que  hoy en día la comunicación es muy importante para todas las empresas ya que gracias a ella se dan a conocer y de esta forma, puedes conseguir nuevos clientes. Además, siempre teniendo en cuenta los trabajadores que tienes contratados ya que si están motivados con la tarea que realizan es como si tuviéramos un punto positivo más, ya que ellos intentaran hacer el trabajo lo mejor que sepan.

Además, gracias a los avances tecnológicos, nuestra publicidad podrá llegar a cualquier cliente y que estos estén informados diariamente de nuestras actividades y así poder expandir nuestro negocio. Si sacamos alguna actividad nueva, nuestros clientes se pueden informar  a través de cualquier red social (tal como hemos expuesto arriba como puede ser a través del facebook, página web…)  y de esta forma, nosotros ahorramos tiempo y dinero.

Actualmente, es muy importante el factor tecnológico tal como hemos dicho en el párrafo anterior porque puedes solucionar distintos problemas sin tener que estar presente físicamente con un simple teléfono y una conexión a internet. Esto es una gran ventaja porque los directivos siempre están al corriente de cómo va la empresa, estén o no en ella.

En conclusión, en este apartado hemos podido ver la importancia de tener una buena comunicación para nuestra empresa porque gracias a ella, puedes tener muchos beneficios ya que la gente se guía mucho por el aspecto físico y la presentación de las cosas. Así, pensamos que como más al corriente estuviéramos de las nuevas tecnologías y de los distintos métodos mejor funcionaria nuestra empresa.