1. Introducción
En
este apartado vamos a trabajar un tema muy importante y clave para una empresa
como es la formación. Al ser un tema muy amplio vamos a especificar más las
cosas más importantes ya que creemos que la formación es fundamental hoy en día
porque tal como están las cosas, la
gente busca gente preparada.
La
formación es uno de los pilares más importantes de las empresas porque la
formación de nuestros empleados es muy importante ya que de esta manera tienen
más conocimientos, más habilidades, y actitudes, y esto te hace ser más
competente como empresa.
Por
esta razón, pensamos que nuestros empleados deben de estar bien formados en
formados en el sector del ocio y de la educación para poder mostrar una cara al
público mejor que otra empresa, con el fin de proporcionar unos nuevos
conocimientos técnicos, una mejora en la organización, para poder conseguir una
excelencia y calidad total.
Además,
creemos que toda empresa que quiera ser innovadora y hallarse en la cabeza debe
ser formativa y motivadora, por eso, deberá adaptarse y formar a sus
trabajadores de manera continua y desempeñar un papel de formación permanente
de los mismos, teniendo en cuenta todos los conceptos y técnicas que vamos a
explicar a continuación.
2. Marco Teórico
A) Etapas
de un plan de formación
Para elaborar un plan
de formación que resulte eficaz y rentable se tiene que tener en cuenta una
serie de factores o pasos (son los que aparece en la imagen de forma muy
global)
Primeramente,
para dar una respuesta coherente debemos empezar con llevar a cabo un proceso
de detección de las necesidades de formación y capacitación de los recursos
Humanos (RR. HH). Este proceso se puede llevar a cabo cada dos o tres
años, ya que es un muy difícil que todas se satisfacen en un solo Plan Anual.
Para detectar las necesidades es preciso;
v Identificar
los problemas y situaciones a corregir juntamente con sus posibles causas.
v Analizar
en la situación actual, el grado de desempeño de las distintas funciones
propias de cada puesto, juntamente con las competencias de los RR. HH.
v Comparar
las situaciones actuales y deseadas para extraer de las diferencias las
necesidades de formación y capacitación.
v Determinar
en qué grado las necesidades se pueden satisfacer con formación.
v Organizar
los grupos de personas en función de la formación qué necesitan, en qué grado y
cuándo.
v Elaborar
los planes para llevar a cabo las acciones y actividades formativas que
satisfacen las necesidades detectadas.
Una
vez detectadas las necesidades de formación que tiene nuestra empresa, y
nuestros empleados es preciso clasificarlas según su prioridad ya que
normalmente suelen ser muchas y los recursos con los que contamos son un poco
escasos y limitados.
Los
criterios para establecer el grado de prioridad depende de cada caso en concreto, pero se podrían
clasificar según la relación coste-retorno de la inversión, o las obligaciones
legales en cuanto a la formación del personal,…
Seguidamente,
haremos la formulación de los objetivos que consiste en fijar los
objetivos por eso se tiene que usar como base el documento anterior resultante
del proceso de detección de necesidades. Debemos ordenar los objetivos por
orden de prioridad, y tener en cuenta, si son globales, es decir, expresan el
comportamiento y la conducta que se deben aplicar en el puesto de trabajo a
raíz de la formación, o los objetivos específicos, que se refieren a las
competencias que es preciso desarrollar o generar para cumplir los objetivos
generales.
Posteriormente
y en función de los objetivos generales y específicos debemos formular los
objetivos de la formación, para poder planificar a través de qué acciones y
actividades formativas se lograran.
La
tercera etapa es la de planificación de las acciones y actividades
formativas donde tenemos que planificar todos los cursos y contenidos, los
seminarios, es decir, todas las actividades a través de las que pretendemos
satisfacer las necesidades formativas, y además, deben cumplir con los
objetivos del Plan de Formación, buscando simpre la eficacia y la rentabilidad
de la inversión a realizar.
El
plan de formación está organizado en programas agrupados en áreas concretas
como puede ser; formación o información para el conocimiento de la
organización, la formación y la capacitación específica para cada puesto de
trabajo establecida por grupos o niveles como la formación para directivos.
También hay otras dos áreas que son; los programas de formación para la
preparación de la promoción interna, y la formación para promover el desarrollo
personal.
Por
eso, es muy importante planificar las acciones y actividades según los
objetivos formulados en el Plan de Formación, teniendo en cuenta las personas a
formar, al tiempo, los recursos disponibles y otros factores ambientales o del
entorno.
La
siguiente etapa es el presupuesto del Plan de Formación antes de
presentarlo a la dirección. Hay empresas que ya cuentan con destinar una serie
de sus beneficios en la formación que pueden asignar de distinta manera, como
anualmente en el departamento de RR. HH., o bien a cada uno de los diferentes
departamentos.
Por
eso, es muy importante cuantificar el coste total del Plan de Formación,
desglosando los distintos costes como puede ser; el coste de cada programa de
formación y detallando incluso el coste de cada una de las acciones y
actividades formativas.
Con
independencia de cómo se presenten los datos y costes de ejecución del Plan de
Formación, se debe cuantificar los distintos tipos de costes que son los
siguientes:
v Costes directos, como el coste de
desarrollo de contenidos, los costos de aulas, las remuneraciones a los
formadores, o los cursos y programas contratados…
v Costes indirectos, ya sean los
derivados del proceso de detección de necesidades como auditorias, analistas, o
derivados de la impartición de acciones formativas dentro del horario laboral.
v Costes fijos, como los salarios del
personal del departamento de formación, o los costes derivados del
mantenimiento de aulas o infraestructuras.
v Costes
variables, son los ocasionados por la ejecución de la formación.
La
importancia de este apartado radica sobre la necesidad de conseguir el
equilibrio entre la eficacia de la formación, en cuanto al logro de objetivos y
satisfacción de necesidades, el tiempo invertido y el coste económico para
poder así garantizar la rentabilidad del Plan de Formación, y por tanto, el
retorno de la inversión.
La
quinta etapa es la de comunicación y divulgación que siempre se ha de
llevar a cabo por diferentes niveles. Los principales fines que se persiguen
son;
1) Implicar a la dirección en
el desarrollo de varias fases; como en el anuncio de la creación del Plan de
Formación, el proceso de detección de necesidades, la priorización de las
necesidades de formación, la definición de los distintos programas de formación
y de sus acciones y actividades formativas y como la verificación de la
transferencia de los conocimientos, habilidades, destrezas, y actitudes al
puesto de trabajo.
2) Seleccionar a los formadores a
través de dos procesos; reclutar al personal de la empresa que o bien pueda
participar en la creación del Plan de Formación o bien puede desempeñar un rol
de formador o docente, o contratar externamente a los formadores o docentes,
técnicos que deban participar en el diseño del Plan de Formación en caso de no
ser suficiente o conveniente la participación en exclusiva del personal interno
de la empresa.
3) Informar y motivar al personal a
formar para que todos conozcan qué, cómo y por qué se va a llevar a cabo cada
una de las actividades y acciones formativas, para que cada trabajador sepa en
qué parte y de qué modo participará en el Plan y además se sienta implicado en
la estrategia empresarial. El objetivo es transmitir la importancia y los
beneficios que supone la formación y muchas veces favorece la motivación.
La
ejecución, planificación y control del Plan de Formación
significa llevar a la práctica todo lo planificado hasta el momento, coordinar
y gestionar alumnos, formadores, infraestructuras,.. Por esto resulta
imprescindible realizar un seguimiento para garantizar el correcto desarrollo
de todas las acciones y actividades formativas, y además para poder evaluar el
aprovechamiento de la formación y por tanto sus beneficios reales. Este
seguimiento puede realizarse mediante cuestionarios, entrevistas, debates…
El
proceso de seguimiento se realiza comparando continuamente la marcha de la
actividad de formación con lo que estaba planificado, ya que la calidad y
efectividad del Plan depende de la cantidad y gravedad de los errores que
puedan existir, del tiempo que se tarde en detectarlos y de las decisiones que se
tomen para corregirlos. Por esta razón, para la revisión y valoración de las
acciones y actividades formativas resulta útil crear un Comité de Seguimiento
encargado de monitorizar cada una de las partes para:
v Evaluar
y documentar la calidad en el desempeño de docentes y formadores.
v Velar
por la buena marcha de la formación en cuanto a condiciones adecuadas de
lugares, equipos, mantenimiento de materiales y recursos, entre otras cosas.
v Gestionar
y controlar los distintos medios y materiales didácticos.
v Llevar
el registro de calificaciones, evolución y evaluación del alumnado e ir
supervisando la aplicación y transmisión de los conocimientos, habilidades,
destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
v Evaluar
las necesidades que se van cubriendo y en qué medida, además de descubrir otras
nuevas que podrían ser cubiertas ya sea a través de los programas ya previstos.
v Anticiparse
a los posibles obstáculos o problemas que pueden surgir durante la ejecución
del Plan de Formación, proponiendo las posibles soluciones.
v Realizar
los ajustes que puedan precisarse, no sólo por desviaciones en cuanto al logro
de los objetivos formulados, sino por el propio carácter reactivo del Plan de
Formación.
v Elaborar
los informes y reportes que luego posibilitarán la evaluación y auditoria del
plan de formación.
Y
por último, la evaluación que consiste en valorar y comparar los beneficios de
la formación y su impacto en el logro de los objetivos a corto, medio y largo
plazo con sus costes reales, para poder medir el retorno de la inversión, es
decir para saber si el Plan de Formación ha sido rentable.
El
análisis y evaluación de la formación no se debe realizar solamente tras la
finalización de los Programas Formativos, sino que se ha de realizar un
estricto seguimiento de cada una de las acciones y actividades (tal como lo
hemos comentado anteriormente) para ir comprobando sobre la marcha si se
satisfacen las necesidades y se cumplen los objetivos de formación, optimizando
los recursos y los costes, y si no es así siempre se está a tiempo de realizar
las correcciones necesarias.
El
seguimiento y evaluación de la formación permite medir la eficacia y
rentabilidad del Plan de Formación, corregir posibles errores o desviaciones en
cuanto a la satisfacción de necesidades y logro de objetivos y optimizar el
proceso de aprendizaje.
Para
llevar a cabo el análisis en primer lugar es preciso identificar cuatro
aspectos:
a) ¿Quien hace la evaluación?
La
evaluación se lleva a cabo a través de todos los participantes en el Plan de
Formación, de manera que tanto la empresa en general, como los formadores y las
personas a formar tienen que evaluar la formación de forma independiente, así
que cada uno evalúa: en qué medida se satisfacen las necesidades y se logran
los objetivos, el desempeño de los formadores y la organización de las acciones
y actividades formativas.
b) ¿Que se ha de evaluar?
Se
debe evaluar todos los aspectos y elementos del Plan de Formación, es decir, las
infraestructuras, los horarios, los recursos materiales y humanos, costes, etc.
Estos análisis se pueden enfocar de varias formas, pero el modelo más usado es
el de Hamblin y Kirkpatrick, que presentan diferentes niveles de evaluación para
los elementos de la formación. Estos niveles son:
- Reacción: Se evalúan las reacciones de los alumnos o personas a formar teniendo en cuenta el del contenido y la metodología de la formación.
- Aprendizaje: Se mide el aprendizaje real de cada participante, o sea en qué medida se logran los objetivos, comparando la evaluación inicial y final.
- Conducta: se verifica en qué medida se aplican los nuevos conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
- Rendimiento: se mide el efecto de la formación en el departamento o grupo al que pertenece el alumno y como afecta al desempeño de las distintas funciones.
- Impacto: Se trata de analizar los efectos de la formación en la empresa, en cuanto a productividad, beneficios y desarrollo y evolución de la organización.
c) ¿Cuando se ha
de evaluar la formación?
Existen
cuatro momentos en los que se debe realizar el proceso de evaluación:
1. La evaluación inicial: La idea es
detectar los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes del alumno antes
de llevar a cabo las acciones y actividades formativas.
2. Evaluación a lo largo de la ejecución
de las acciones y actividades formativas, para poder introducir las
correcciones necesarias en función de las posibles desviaciones en cuanto al
logro de los objetivos.
3. Evaluación
final: analizando los efectos más inmediatos de cada acción formativa.
4. Evaluación cierto tiempo después de la
formación para detectar: el nivel de transferencia al puesto de trabajo, los
beneficios de la formación en su departamento, y el impacto de la formación de
forma global en la empresa.
d) ¿Cómo se evalúa la formación?
Para
cada uno de los niveles del modelo de evaluación podemos establecer un conjunto
de los métodos y técnicas de evaluación más.
- Reacción: Se suelen utilizar cuestionarios o encuestas, entrevistas, discusiones en grupo, entre otras herramientas.
- Aprendizaje: Se pueden aplicar distintas técnicas tales como controles, test o exámenes, ya sea durante la acción formativa o inmediatamente después; estudio de casos, debates y en general cualquier otro medio que permita medir los cambios de actitudes y comportamientos.
- Conducta: Medir el nivel de desempeño del trabajador en diferentes momentos, así comparándolo con los diferentes momentos de la formación se puede medir el aprendizaje.
- Rendimiento e Impacto para medir la adquisición de conocimientos y habilidades mediante cuestionarios y test. Los análisis de los costes de la formación. Establecer la relación coste-beneficio, analizando el impacto de la formación en el logro de los objetivos empresariales, y comparar el coste-beneficio de la formación con los que podrían haberse obtenido a través de otras estrategias.
A
continuación aparece una imagen donde podemos ver de forma más detallada las
diferentes etapas del Plan de Formación.
3. APLICACIÓN PRÁCTICA
Al
ser una empresa de servicios pequeña en principio con una visión de ampliarla
en un futuro (si todo va bien). Tendremos en cuenta las contrataciones ya que
los posibles trabajadores deberán superar un proceso de selección, donde tendremos
en cuenta los estudios que tengan, si saben hablar idiomas, y si sus
habilidades y actitudes para formar parte de nuestra plantilla.
Además,
del buen conocimiento en tecnología porque somos conscientes de la importancia
de las nuevas tecnologías y el desarrollo personal para el buen funcionamiento,
reconocimiento y el éxito de nuestra pequeña empresa, por eso, potenciaremos
los conocimientos con una formación y capacitación continuada, para esto,
tendremos en cuenta los siguientes aspectos:
1. Diagnóstico
de las necesidades
v Necesidades
de conocimiento: Las necesidades que hemos detectado que
faltan en nuestra empresa en el campo del conocimiento son: falta de fluidez en
los idiomas extranjeros, el conocimiento de las necesidades del cliente, y poca
facilidad y dificultades para hacer uso de programas informáticos.
v Necesidades
de habilidad: una de las nuestras necesidades que hemos
podido detectar es la falta de técnicas para comercializar una actividad o un
lugar donde poder realizar actividades, y tener una cierta habilidad para
conversar y escribir en inglés y francés ya que hay escuelas que apuestan por
la inmersión total del inglés o del francés.
v Necesidades
de actitud: sería interesante introducir algunos
cursos para la motivación de nuestros trabajadores y con el objetivo de que se
sienta involucrado con el trabajo y los compañeros. Además, que sean capaces de
detectar, analizar los problemas y mantener una actitud abierta y ser capaz de
solucionar con éxito las reclamaciones de los clientes.
2. Distribución
Objetivos específicos
Objetivos
conocimientos: en este campo los
principales conocimientos son el idioma si la asignatura, por ejemplo, es
inglés y nos solicitan un viaje a Londres, el monitor tiene que tener un idioma
fluido para poder explicar toda la teoría. Conocimientos de todas las ramas de
la educación, según la actividad solicitada museo de ciencias, teatro,.. el
monitor tiene que ser un profesional en su área de conocimiento, por eso
trabajamos con diferentes monitores. También tienen que tener una buena base de
infomàtica, ya que hoy en día los alumnos trabajan con ordenadores en las
aulas.
v Objetivos
de habilidades: ofreceremos a nuestros monitores la oportunidad de
hacer cursos de “reciclaje” para potenciar sus conocimientos y ganar habilidades
en su campo.
v Objetivos
de actitud: potenciar la
calidad de trabajo con cursos de motivación, y de educación infantil, aprender
técnicas de aprendizaje con niños,.. es importante para potenciar la calidad
del trabajo.
3. Programa
de contenidos
4. Análisis
de los candidatos
El perfil de los candidatos que van a
recibir la formación será la siguiente:
v Monitor
de idiomas
Perfil de los candidatos
|
Trabajadores
que trabajen de cara al público.
|
Nivel de Estudios
|
Nivel
medio - alto de inglés, con el título
de monitor.
|
Cargo que ocupa
|
Director
del departamento de monitores de idiomas (supervisor).
|
Antigüedad
|
De
2 a 3 años
|
Edad
|
Entre
los 25 y los 35 años
|
v Monitor
de deportes
Perfil de los
candidatos
|
Trabajadores
con experiencia en deportes
|
Nivel de Estudios
|
Titulo
en INEF
|
Cargo que ocupa
|
Responsable
de actividades extraescolares
|
Antigüedad
|
De
1 a 2 años
|
Edad
|
Entre 22 y 30 años
|
v Monitor
relacionado con la cultura
Perfil de los
candidatos
|
|
Nivel de Estudios
|
|
Cargo que ocupa
|
|
Antigüedad
|
|
Edad
|
5. La metodología
La metodología que vamos a llevar a cabo
en el caso de las necesidades de conocimiento son los sistemas tradicionales de
lecciones y conferencias (en el caso de los idiomas con un profesor
especializado), y utilizaremos esos sistemas también para las necesidades de
habilidades.
En cambio, para las necesidades de
actitud utilizaremos algún sistema tradicional como el debate o el coloquio, y
además, métodos activos como el estudio de casos.
6. Medios
y recursos
Dado que la práctica es la vía más útil
para recordar los medios y recursos que utilizaremos serán básicamente
prácticos.
7. Avaluación
Responderemos a las tres preguntas
siguientes:
·
¿Qué avaluar?
Avaluaremos
todos los progresos que experimenten nuestros empleados juntamente con los
puntos débiles que puedan surgir a partir de la formación.
·
¿Cómo avaluar?
Para
avaluar lo haremos a través de estadísticas y encuestas hechas a nuestros
trabajadores para conocer su progreso, y como ven el curso, es decir, si creen
que es satisfactorio o no, para tenerlo en cuenta para próximos años.
·
Seguimiento de la formación
Además,
creemos muy importante hacer un seguimiento porque es la manera más fácil de
detectar los puntos fuertes y débiles de los proyectos que tendremos entre
manos. De esta forma, siempre estamos a tiempo de rectificar.
8.
Temporalización
La
temporalización dependerá del tiempo que este vigente el proyecto de formación
ya que dependerá del tipos de necesidad que queramos conseguir, porque tenemos
que llegar a conseguir los objetivos propuestos anteriormente. Aproximadamente,
los cursos de formación pueden tener una durada media de 3 o 4 meses.
9. Presupuesto
Se deberán tener en cuenta los costes
del profesor especializado en inglés, el material utilizado en todos los
cursos, las clases que se llevaran a cabo en habitaciones de la empresa que
estén vacías en aquel momento.
Además, también tendremos una persona
específica para dar cada uno de los cursos, ya que por ejemplo, una vez al mes
haremos una conferencia sobre el conocimiento del cliente, sus intenciones,
como tratar los posibles problemas para todos los empleados de nuestra empresa,
ya que creemos que todos tienen que estar al día con este tema.
4 CONCLUSIÓN
Después
de haber trabajado este tema, aún vemos más la importancia que tiene la
formación para la empresa y para los mismos trabajadores. Gracias a este amplio
apartado, hemos podido observar la gran relación que tiene la formación con la
empresa ya que por grande o pequeña que se la empresa, productora de bienes o
de servicios públicos, tienen un aspecto en común, que todas necesitan personas
bien formadas las cuales aplican sus
conocimientos, habilidades y aptitudes que adquieren en los procesos de
producción.
Por
estas razones, la formación es una parte fundamental para conseguir los
objetivos propuestos ya que al potenciar las habilidades, conocimientos y
actitudes de todos nuestros empleados se maximiza la capacidad laboral y por
efecto, los beneficios.
Además,
hemos podido aprender como hacer un Plan de Formación teniendo en cuenta todas
las etapas para que sea eficiente, juntamente con las funciones de Servicio de la formación o los distintos
tipos de formación que hay hoy en día.
Gracias
a este pequeño apartado de nuestro trabajo hemos podido ampliar muchos
conocimientos en este campo porque no nos pensábamos al principio que fuera tan
importante y vital para todas las empresas.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada